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Orienter un ou une bénéficiaire
Cet article est dédié aux personnes accompagnant des publics en difficulté. Si vous êtes une structure proposant des services solidaires, veuillez plutôt consulter l'article : Traiter une demande d'orientation
Pressé·e ? Regardez cette vidéo de 4 minutes pour decouvrir comment cela fonctionne :
En fonction des freins périphériques (problématiques) auxquels votre bénéficiaire est confronté, vous pouvez effectuer une recherche sur DORA afin d'identifier des services qui offrent des solutions adaptées.
Depuis la fiche d'un service que vous avez identifié, vous pourrez procéder à l'orientation de votre bénéficiaire en utilisant le moyen le plus simple, parmi les options proposées par la structure :
Par e-mail ou par téléphone
Via le formulaire d'orientation
Depuis la fiche de service, vous pouvez cliquer sur le bouton « Voir les informations de contact » dans l'encart « Mobiliser le service » (que vous trouverez à droite de la présentation du service).
Vous allez retrouver, en fonction des détails que la structure a référencés, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et éventuellement le nom de la personne responsable de service.
Vous pouvez l'appeler au numéro de téléphone affiché et convenir de la suite. Vous pouvez également lui envoyer un e-mail avec les informations concernant le profil de la personne que vous accompagnez, ainsi que ses besoins. Pensez également à attacher les justificatifs et documents demandés.
Si possible, précisez que vous avez identifié leur service via DORA. Cela permettra de faire connaître notre outil à un plus grand nombre de professionnels.
Depuis la fiche de service, vous pouvez cliquer sur le bouton « Orienter un ou une bénéficiaire » qui se trouve dans l'encart « Mobiliser le service ».
Vous allez arriver sur le formulaire d’orientation qui est organisé en 2 étapes :
- Étape 1 : Valider la conformité
- Étape 2 : Compléter la demande
En cas de doute ou si vous avez besoin de plus d'informations concernant l’accès au service, vous avez l'encart « Contact » affiché tout au long du parcours. N'hésitez pas à contacter le ou la responsable du service pour obtenir de l'aide supplémentaire.
Avant de commencer la complétion de la demande, vous pouvez vérifier à cette étape l'éligibilité du ou de la bénéficiaire et consulter la liste des documents requis.
Les rubriques "Publics" et "Critères et conditions d'accès" reprennent les situations et les critères auxquels les bénéficiaires doivent répondre afin de pouvoir bénéficier du service.
Publics concernés par ce service : cochez les éléments correspondants à la situation du ou de la bénéficiaire que vous accompagnez. Il se peut que votre bénéficiaire ne corresponde pas à tous les profils listés, car il y a des services qui visent plusieurs typologies de publics. Cochez seulement ceux auxquels votre bénéficiaire répond.
Critères et conditions d’accès : comme pour la rubrique publics, cochez les critères auxquels le ou la bénéficiaire répond.
Documents et justificatifs requis : c'est le moment de vérifier que vous disposez des justificatifs demandés par la structure porteuse du service et de récupérer et compléter les documents mis à disposition. Une demande incomplète génère en moyenne un retard de traitement de 2 semaines, veillez donc à fournir tous les documents nécessaires.
Prenez le temps d'obtenir les documents et justificatifs demandés avant de passer à l'étape 2.
Maintenant que vous avez coché les situations correspondant à la situation de votre bénéficiaire et que vous disposez de tous les documents demandés, vous pouvez passer à la complétion de la demande.
Conseiller ou conseillère référente : par défaut, ce sont vos coordonnées qui remontent. Cependant, si ce n'est pas vous, vous pouvez compléter avec les informations de la ou du conseiller référent (ou de sa structure). N'oubliez pas de renseigner également le numéro de téléphone, car c'est l'une des méthodes de contact privilégiées par les professionnels.
Le ou la bénéficiaire : référencez ici les détails concernant le ou la bénéficiaire, tels que le nom, le prénom, la date à partir de laquelle la personne est disponible, les modalités et préférences de contact, ainsi que le motif de l'orientation.
Si l'adresse e-mail du ou de la bénéficiaire n'est pas renseignée, pensez à l'informer de l'envoi de la demande ainsi que de chaque échange que vous avez avec la structure porteuse du service.
Documents et justificatifs requis : ajoutez ici les documents et les justificatifs demandés à l’étape précédente.
Attention à ne télécharger que les pièces strictement nécessaires à la demande. Pour des raisons de confidentialité, l'envoi de la carte vitale, des attestations de droits santé/CPAM ou de tout autre document contenant le NIR (numéro de sécurité sociale) n'est pas autorisé. Les documents sont exclusivement transmis à la structure porteuse du service pour être téléchargés et utilisés dans le cadre de l'instruction de la demande.
Il va de soi que l'orientation d'un ou d'une bénéficiaire vers un service doit se faire avec l'accord de l'intéressé·e. Vous devez également l’informer du traitement des données nécessaires à la réalisation de la demande.
Une fois que vous êtes arrivé·e à la fin du formulaire, il suffit de cliquer sur « Envoyer la demande ».
Vous arriverez sur un écran de confirmation de transmission de la demande. Si vous n'avez pas renseigné d'adresse e-mail pour le bénéficiaire, pensez à le prévenir que la demande a été transmise.
Vous recevrez un récapitulatif de la demande par e-mail. La structure recevra également les détails de la demande par e-mail et pourra vous apporter une réponse. Si une adresse a été référencée pour le bénéficiaire, la personne recevra également un résumé moins détaillé de la demande.
Si la structure ne vous répond pas rapidement, des relances automatiques sont prévues.
La structure porteuse du service pourra vous apporter une réponse via la plateforme DORA (vous serez notifiés par e-mail) ou par retour d'e-mail.
Si la réponse est apportée via la page prévue sur la plateforme DORA, méthode que nous encourageons, des e-mails prédéfinis sont prévus pour chaque étape de validation ou de refus de la demande. Cela vous permettra de mieux comprendre la décision qui a été prise.
En cas de validation, le ou la bénéficiaire sera informée par e-mail (si son adresse e-mail a été référencée). Dans le cas d'un refus, seul le professionnel qui a réalisé l'orientation sera informé et il sera de sa responsabilité d'informer le bénéficiaire de la décision.
Une fois que la solution sera validée par nos utilisateurs, vos retours nous permettront d'améliorer continuellement ce module d'orientation.
Nous prévoyons d'ajouter ultérieurement un tableau de bord qui permettra aux accompagnateurs de suivre toutes les demandes envoyées directement sur la plateforme DORA.
Si vous avez des suggestions d'amélioration ou des fonctionnalités supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter.
Nous restons à votre disposition pour vous accompagner lors de cette transition. Si vous avez des questions, craintes ou interrogations, nous sommes à votre écoute.
Pressé·e ? Regardez cette vidéo de 4 minutes pour decouvrir comment cela fonctionne :
En fonction des freins périphériques (problématiques) auxquels votre bénéficiaire est confronté, vous pouvez effectuer une recherche sur DORA afin d'identifier des services qui offrent des solutions adaptées.
Depuis la fiche d'un service que vous avez identifié, vous pourrez procéder à l'orientation de votre bénéficiaire en utilisant le moyen le plus simple, parmi les options proposées par la structure :
Par e-mail ou par téléphone
Via le formulaire d'orientation
Par e-mail ou par téléphone
Depuis la fiche de service, vous pouvez cliquer sur le bouton « Voir les informations de contact » dans l'encart « Mobiliser le service » (que vous trouverez à droite de la présentation du service).
Vous allez retrouver, en fonction des détails que la structure a référencés, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et éventuellement le nom de la personne responsable de service.
Vous pouvez l'appeler au numéro de téléphone affiché et convenir de la suite. Vous pouvez également lui envoyer un e-mail avec les informations concernant le profil de la personne que vous accompagnez, ainsi que ses besoins. Pensez également à attacher les justificatifs et documents demandés.
Si possible, précisez que vous avez identifié leur service via DORA. Cela permettra de faire connaître notre outil à un plus grand nombre de professionnels.
Via le formulaire d'orientation
Depuis la fiche de service, vous pouvez cliquer sur le bouton « Orienter un ou une bénéficiaire » qui se trouve dans l'encart « Mobiliser le service ».
Vous allez arriver sur le formulaire d’orientation qui est organisé en 2 étapes :
- Étape 1 : Valider la conformité
- Étape 2 : Compléter la demande
En cas de doute ou si vous avez besoin de plus d'informations concernant l’accès au service, vous avez l'encart « Contact » affiché tout au long du parcours. N'hésitez pas à contacter le ou la responsable du service pour obtenir de l'aide supplémentaire.
Étape 1 : Valider la conformité
Avant de commencer la complétion de la demande, vous pouvez vérifier à cette étape l'éligibilité du ou de la bénéficiaire et consulter la liste des documents requis.
Les rubriques "Publics" et "Critères et conditions d'accès" reprennent les situations et les critères auxquels les bénéficiaires doivent répondre afin de pouvoir bénéficier du service.
Publics concernés par ce service : cochez les éléments correspondants à la situation du ou de la bénéficiaire que vous accompagnez. Il se peut que votre bénéficiaire ne corresponde pas à tous les profils listés, car il y a des services qui visent plusieurs typologies de publics. Cochez seulement ceux auxquels votre bénéficiaire répond.
Critères et conditions d’accès : comme pour la rubrique publics, cochez les critères auxquels le ou la bénéficiaire répond.
Documents et justificatifs requis : c'est le moment de vérifier que vous disposez des justificatifs demandés par la structure porteuse du service et de récupérer et compléter les documents mis à disposition. Une demande incomplète génère en moyenne un retard de traitement de 2 semaines, veillez donc à fournir tous les documents nécessaires.
Prenez le temps d'obtenir les documents et justificatifs demandés avant de passer à l'étape 2.
Étape 2 : Compléter la demande
Maintenant que vous avez coché les situations correspondant à la situation de votre bénéficiaire et que vous disposez de tous les documents demandés, vous pouvez passer à la complétion de la demande.
Conseiller ou conseillère référente : par défaut, ce sont vos coordonnées qui remontent. Cependant, si ce n'est pas vous, vous pouvez compléter avec les informations de la ou du conseiller référent (ou de sa structure). N'oubliez pas de renseigner également le numéro de téléphone, car c'est l'une des méthodes de contact privilégiées par les professionnels.
Le ou la bénéficiaire : référencez ici les détails concernant le ou la bénéficiaire, tels que le nom, le prénom, la date à partir de laquelle la personne est disponible, les modalités et préférences de contact, ainsi que le motif de l'orientation.
Si l'adresse e-mail du ou de la bénéficiaire n'est pas renseignée, pensez à l'informer de l'envoi de la demande ainsi que de chaque échange que vous avez avec la structure porteuse du service.
Documents et justificatifs requis : ajoutez ici les documents et les justificatifs demandés à l’étape précédente.
Attention à ne télécharger que les pièces strictement nécessaires à la demande. Pour des raisons de confidentialité, l'envoi de la carte vitale, des attestations de droits santé/CPAM ou de tout autre document contenant le NIR (numéro de sécurité sociale) n'est pas autorisé. Les documents sont exclusivement transmis à la structure porteuse du service pour être téléchargés et utilisés dans le cadre de l'instruction de la demande.
Il va de soi que l'orientation d'un ou d'une bénéficiaire vers un service doit se faire avec l'accord de l'intéressé·e. Vous devez également l’informer du traitement des données nécessaires à la réalisation de la demande.
Etape 3 : Envoi de l’orientation
Une fois que vous êtes arrivé·e à la fin du formulaire, il suffit de cliquer sur « Envoyer la demande ».
Vous arriverez sur un écran de confirmation de transmission de la demande. Si vous n'avez pas renseigné d'adresse e-mail pour le bénéficiaire, pensez à le prévenir que la demande a été transmise.
Vous recevrez un récapitulatif de la demande par e-mail. La structure recevra également les détails de la demande par e-mail et pourra vous apporter une réponse. Si une adresse a été référencée pour le bénéficiaire, la personne recevra également un résumé moins détaillé de la demande.
Si la structure ne vous répond pas rapidement, des relances automatiques sont prévues.
Suivi de la demande
La structure porteuse du service pourra vous apporter une réponse via la plateforme DORA (vous serez notifiés par e-mail) ou par retour d'e-mail.
Si la réponse est apportée via la page prévue sur la plateforme DORA, méthode que nous encourageons, des e-mails prédéfinis sont prévus pour chaque étape de validation ou de refus de la demande. Cela vous permettra de mieux comprendre la décision qui a été prise.
En cas de validation, le ou la bénéficiaire sera informée par e-mail (si son adresse e-mail a été référencée). Dans le cas d'un refus, seul le professionnel qui a réalisé l'orientation sera informé et il sera de sa responsabilité d'informer le bénéficiaire de la décision.
Prochaines améliorations
Une fois que la solution sera validée par nos utilisateurs, vos retours nous permettront d'améliorer continuellement ce module d'orientation.
Nous prévoyons d'ajouter ultérieurement un tableau de bord qui permettra aux accompagnateurs de suivre toutes les demandes envoyées directement sur la plateforme DORA.
Si vous avez des suggestions d'amélioration ou des fonctionnalités supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter.
Besoin d’aide ?
Nous restons à votre disposition pour vous accompagner lors de cette transition. Si vous avez des questions, craintes ou interrogations, nous sommes à votre écoute.
Mis à jour le : 20/07/2023
Merci !